Allestire un evento MICE, qualche consiglio per gli organizzatori

MICE (Manager Meeting Incentive Congress & Event): un settore del cosiddetto turismo d’affari che negli ultimi anni ha registrato una grande crescita grazie anche alle sempre maggiore disponibilità di ottime location ed ai servizi che ne garantiscono un’accurata riuscita.

Meeting, conferenze, incontri, mostre, fiere, eventi culturali e sportivi, convention, viaggi di incentivazione aziendale ed altre iniziative che vedono la partecipazione di “turisti” provenienti da tutto il mondo con l’obiettivo di incontrarsi, favorire lo scambio di informazioni e di mettere in contatto varie realtà che operano nello stesso ambito, sia esso imprenditoriale, culturale, sportivo o di altro genere.

Un sistema, quello offerto dal MICE, che unisce contesti di tipo professionale alle realtà turistiche, alle strutture ricettive a tutto ciò che si lega ad un territorio.

Occasioni che, se ben organizzate e curate in ogni particolare, possono rendere estremamente piacevole e produttivo il tempo dedicato agli incontri di lavoro, di approfondimento o di formazione, creando nel contempo opportunità turistiche e di valorizzazione dei luoghi ospitanti.

Organizzare incontri che vedono la presenza di molti partecipanti è un grosso impegno e necessita di una lunga e precisa preparazione preliminare, che riguarda ogni aspetto dell’evento. Per questo è necessario considerare ogni particolare ed evenienza, in modo da garantire un soggiorno il più gradevole possibile ai partecipanti e concorrere agli obiettivi degli organizzatori dell’incontro, per i quali l’evento è un aspetto specifico ed importante nell’ambito dell’attività.

Oggi in Italia, così come in moltissimi altri paesi in tutto il mondo, l’offerta MICE è diffusa su gran parte del territorio con strutture adeguate ad ogni tipo di esigenza, dalla grande convention agli incontri più esclusivi, con soluzioni in ogni tipo di struttura ricettiva e con servizi correlati a questa tipologia di turismo. Un settore che è in continua crescita e che attualmente rappresenta, con la presenza di sempre più occasioni di eventi congressuali internazionali, una risorsa importante per le nostre regioni.

Il lavoro di chi si occupa della pianificazione di incontri di tale rilievo è estremamente complesso e comporta meticolosità, precisione ed attenzione anche a quei dettagli che possono fare di un’occasione di incontro un momento davvero importante.

Molti e differenti compiti, quindi, anche a seconda del tipo di evento, dalla gestione delle prenotazioni del viaggio alla sistemazione dei partecipanti nelle strutture ricettive, dall’organizzazione del food & beverage agli eventi collaterali alla manifestazione, nonché il coordinamento dei servizi che si occuperanno dell’allestimento degli interni e degli esterni, quali ad esempio il noleggio degli arredi, di tutti gli accessori utili, dei decori, degli impianti audio, video e luci.

Affidarsi a partner che operano con professionalità, esperti negli specifici settori, è quindi alla base della riuscita di un evento.

Di fondamentale importanza, infatti, riuscire a creare una rete di rapporti di fiducia con i fornitori di prodotti e servizi per avere il supporto necessario riguardo ogni aspetto dell’organizzazione e per trovare insieme le migliori soluzioni per la piena soddisfazione sia degli organizzatori sia dei fruitori dell’evento.