Tra le opportunità formative più in voga riscontra oggi discreta fortuna la modalità del workshop, ovvero il seminario formativo di breve durata volto a focalizzare l’attenzione dei partecipanti intorno ad un singolo problema professionale, offrendo un rapido approfondimento didattico utile per potenziare la qualifica e le competenze lavorative degli interessati.
Tale incontro viene solitamente organizzato sotto la guida e la progettazione di un noto esperto del settore o di un formatore professionista, che offre direttamente la sua esperienza nella forma della lezione frontale, divisa per argomenti ed intervallata da pause, o che coordina un piccolo gruppo di esperti che possano fornire pieno supporto alla giornata formativa, stavolta strutturata in diversi interventi successivi da parte dei diversi oratori.
L’allestimento di un workshop è un’attività che porta discreti vantaggi agli organizzatori. Se adeguatamente strutturato e promosso un workshop può senz’altro portare buoni ritorni diretti grazie alle quote di iscrizione richieste ai partecipanti.
Omettendo questo dettaglio economico, tutt’altro che secondario, l’organizzazione di un workshop è senz’altro un ottimo metodo per promuovere la propria attività professionale o la propria azienda, perché contribuisce senz’altro a far circolare il nostro nome o il nostro brand nel nostro settore di riferimento.
Ecco quindi spiegati in poche righe i motivi che spingono sempre più realtà grandi e piccole ad organizzare e promuovere eventi di questo tipo, rivolti ovviamente a platee di volta in volta più o meno estese, più o meno specializzate.
Anche se ovviamente alcuni dettagli non potranno cambiare la sostanza della vostra offerta formativa, è anche vero che un buon modo per garantire margini di successo al vostro workshop sarà quello di seguire alcune semplici regole di buon senso, che eviteranno se non altro la generazione di inutili sprechi organizzativi e contribuiranno invece a massimizzare i ritorni dall’investimento effettuato.
Non esagerare con le pause e con il catering
Non c’è alcun bisogno di calendarizzare un coffee break ogni due ore e non è necessario far mangiare i partecipanti come se fosse la cena di Natale. Prevedi invece della pause strategiche e fai offrire un servizio di catering con cibo leggero e porzioni non troppo abbondanti, anche per evitare i comunissimi casi di letargia postprandiale, davvero tipici di questo genere di eventi.
Non esagerare con la produzione di stampati e la diffusione di gadget
È vero che puoi sfruttare questa occasione per far circolare il tuo marchio e mettere in luce la tua comunicazione pubblica agli occhi dei presenti, ed è altrettanto nobile l’intento di distribuire ai partecipanti delle dispense sintetiche che possano aiutarli a seguire le tematiche trattate durante il workshop. Ma eviterei la ridondanza autoreferenziale adottata da alcuni, che ti riempiono di volantini e brochure privi di contenuto reale, e soprattutto proverei a privilegiare l’alternativa digitale alle tipiche dispense cartacee, abbassando l’impatto dei costi di stampa di oggetti che risulteranno – probabilmente – inutili per gli stessi partecipanti, che ormai sempre più spesso possono fare riferimento al digitale e alla consultazione di documenti in contesti paper-less.
Evita di ricorrere alle location più costose.
Gli scenari sfarzosi ma economicamente esosi non ti aiuteranno a coinvolgere un maggior numero di iscritti, che verranno invece scoraggiati dai costi del workshop inutilmente gonfiati per coprire le spese di affitto dell’aula. Piuttosto cerca una location spaziosa ma abbordabile; anche se non è perfettamente equipaggiata potrai sempre affittare i mobili e le attrezzature che ti occorrono, risparmiando comunque parecchio sui costi di gestione del workshop. Affittare sedie e tavoli per i corsisti è facile ed economico e ti permetterà di ricorrere a location molto meno costose di quelle più strutturate e pubblicizzate, spesso inserite in hotel e centri meeting di diverso genere.
Pubblicizza al massimo il tuo workshop.
Organizzare un seminario alla perfezione è perfettamente inutile se non hai partecipanti, e questo principio sacrosanto dell’event planning è valido anche per il workshop. Non importa se miri a coinvolgere solo un piccolo gruppo di persone; in ogni caso se non raggiungi un determinato numero critico di partecipanti rischi di veder fallire il tuo progetto, se non sul piano propriamente formativo almeno su quello squisitamente economico. Quindi devi davvero massimizzare i tuoi sforzi promozionali in anticipo, senza esser costretto a rimpiangere in seguito quelle mancanze organizzative – in termini di canali pubblicitari prescelti o di budget disponibile – che hanno impedito al tuo workshop di registrare il tutto esaurito che solitamente questo genere di eventi mira a raccogliere presso la propria platea di target potenziale.
