L’importanza della comunicazione quando si promuove un evento

Una comunicazione efficace fa il 50% di un evento? Alziamo la percentuale, probabilmente anche molto di più. Quando si organizza un evento è fondamentale pensare alla location, agli arredi, al catering, alla strumentazione tecnica e a tutti gli aspetti pratici necessari ma è anche essenziale la parte di promozione fatta attraverso una buona comunicazione. Mai fare l’errore di considerarla secondaria. Infatti si può anche aver creato l’evento perfetto, bello in tutti i dettagli, ma se le persone a cui è destinato non sanno neanche che esiste, non sono interessate ad esserci, non sono curiose e non spargono la voce beh… il lavoro fatto andrà sprecato. Ed è l’ultima cosa che vuoi, giusto?

Come si comunica un evento? Ci vuole strategia

Quando devi promuovere un evento non puoi permetterti di improvvisare ma devi dotarti di un piano strutturato che ti permetta di non lasciare nulla al caso e creare una comunicazione ad hoc per il tuo tipo di evento (breve, lungo, interattivo, formale etc). Per prima cosa devi identificare con precisione chi sono i destinatari dell’evento, differenziandoli per età, sesso, professione, provenienza. Poi – elemento essenziale – devi capire al meglio quali sono gli obiettivi, cosa si vuole trasmettere, quali sono i contenuti essenziali che i partecipanti devono portarsi via una volta terminato tutto e tornati a casa. Devi poi definire quali servizi saranno offerti ai partecipanti, quali azioni vuoi indurli a compiere e decidere quali strumenti usare per il tuo piano di comunicazione (blog, canali social, newsletter, comunicati stampa su giornali, comunicazione cartacea etc).

Prima dell’evento: crea interesse

Una volta individuati con chiarezza questi aspetti si può passare all’azione definendo come muoversi non solo prima che l’evento avvenga ma anche mentre si sta svolgendo e quando si è concluso. È infatti importante e va curata con la massima attenzione la comunicazione nelle 3 fasi del prima, durante. Allo scopo di promuovere l’evento devi concentrarti però prima di tutto sulla fase 1, prima che tutto accada. Altrimenti le altre fasi avranno poco senso. Come fare in modo che le persone potenzialmente interessate sappiano dell’evento, vogliano esserci, si sentano coinvolte e lo diffondano anche ad altri creando passaparola e alimentando curiosità? Comunicati stampa e canali social sono i tuoi grandi alleati da sfruttare al meglio.

Promuovi il tuo evento su carta stampata, social media e blog

Con la diffusione di massa dei social media e l’utilizzo del web come pane quotidiano non ci sono più solo volantini e giornali come metodo di promozione di un evento. Anzi, oltre ai comunicati stampa che vanno a finire anche sul cartaceo oltre che sul giornali online, alle brochure e ai cartelloni nel caso di eventi molto grandi, è sui social che si gioca la partita più importante. Certo molto dipende dal target dell’evento: se l’età è un po’ più avanzata occorre ragionarci e puntare su altri canali mentre se è destinato a un pubblico medio-giovane che ha dimestichezza con i social senza dubbio la strada da seguire per la promozione è quella. Fondamentale è scegliere individuare un hashtag chiaro e breve che si ricordi e creare intorno ad esso un racconto dell’evento sui social (selezionati) che sveli dettagli, curiosità, dietro le quinte, notizie sugli ospiti, su eventuali workshop e su tutto quello che possa creare interesse e portare più persone al tuo evento. Investi sulla comunicazione (ragionata) per promuovere l’evento e vedrai quanti vantaggi!