La grande fiera. Il banco di prova degli organizzatori di eventi

Basta solo la parola “fiera” a spaventare chi si occupa di organizzare eventi per professione? Probabilmente se dovessimo mettere la tipologia degli eventi da organizzare in una scala di difficoltà in cima ci sarebbe proprio ‘lei’, la fiera. Un evento grande, complesso, con tantissimi partecipanti diversi e tante esigenze da coordinare. Un’esperienza che può rientrare tra gli incubi notturni di chi si trova a doverla gestire ma che se ben riuscita può diventare un elemento di gratificazione e soddisfazione. Indubbiamente si tratta di un compito molto impegnativo che va pianificato alla perfezione e ha bisogno di una buona strategia, come tutti gli eventi e ancora di più.

Obiettivo, target e tipologia

Quando ci si trova ad organizzare una fiera per prima cosa si devono definire e avere ben chiari l’obiettivo della fiera, la sua tipologia e il target a cui è rivolta. Si tratta di una fiera dedicata a un paese orientale, all’arredamento, alle auto sportive, al caffè, al vino, agli abiti da sposa, agli oggetti hand-made, ai gatti, ai giochi, all’editoria? Lo scopo è aumentare gli introiti, farsi conoscere, creare contatti, farsi pubblicità, lanciare una novità? Forse tutte queste cose insieme? Come vedi l’oggetto della fiera e il tipo di pubblico a cui di conseguenza si rivolge (famiglie, coppie vicine al matrimonio, single amanti delle auto, donne creative, appassionati di vino etc) è determinante per la definizione degli altri elementi. Ma è determinante ovviamente anche il budget, vincolo essenziale per tutte le spese da affrontare.

La scelta della location e l’allestimento degli spazi

Una volta definite la caratteristiche fondamentali è il momento di capire dove organizzare la fiera. La scelta del luogo va fatta con attenzione e oltre che dai fattori elencati prima, dipende anche dalla stagione in cui si svolge l’evento. Si può scegliere un giardino, una villa, una piazza, un centro congressi, uno spazio chiuso adibito appositamente per eventi del genere nella città della fiera. L’importante è che il luogo abbia le dimensioni giuste in proporzione all’entità della fiera e alla quantità di pubblico attesa, che abbia quindi la giusta capienza, che rispetti gli standard di sicurezza, abbia i servizi necessari e le aree di sosta. Dopo aver scelto la location adatta bisogna allestire gli spazi con gli stand dei partecipanti alla fiera (da esterno o da interno), le sedie, i tavoli, i desk di accoglienza, gli arredi per eventuali workshop o presentazioni, i punti informativi, i punti ristoro e tutto quanto sia necessario.

Scelta dello staff e piano di comunicazione per promuovere la fiera

Un evento così grande non può fare a meno di un team affiatato per coordinare tutti gli aspetti sia nella fase organizzativa che durante la gestione dell’evento in corso. Oltre agli aspetti pratico-logistici uno staff preparato può servire anche per allestire un piano di comunicazione che promuova la fiera attraverso comunicati stampa su riviste di settore e giornali online, pubblicità alla radio, attività sui blog e sui social media. Bisogna infatti pianificare un’attività di comunicazione che faccia sapere ai potenziali interessati il periodo in cui si svolgerà la fiera, dove, come arrivare, chi parteciperà, quali novità ci saranno e tutte le informazioni utili per creare interesse e curiosità.

Una grande fiera è senza dubbio una prova importante per chi organizza eventi, ma con una buona pianificazione si può trasformare una difficoltà in un’impresa riuscita e di successo.