Un servizio da considerare nell’organizzazione di un grande evento: il guardaroba

Quando si organizza un evento niente può essere lasciato al caso. Sembra una banalità, ma in realtà è una delle certezze di chi organizza eventi. Ogni dettaglio deve essere curato nei minimi particolari. Perché sono proprio i dettagli che fanno la differenza. Spesso ci si trova a dover gestire tante cose contemporaneamente e si tralasciano aspetti che possono trasformare un evento in una situazione poco piacevole.

Immaginate di dover partecipare ad un evento aziendale o un cocktail party dove non sono previsti tavoli o posti a sedere. È inverno e per questo motivo tutti gli ospiti si presenteranno con cappotti e giacche. All’interno la sala è riscaldata e la temperatura è piacevole, ma gli organizzatori non hanno previsto un servizio guardaroba. Questo costringerà gli ospiti a tenere le giacche in mano tutto il tempo, rendendo scomodo anche solo mangiare o sorseggiare un bicchiere di vino. È  solo un esempio banale, ma serve a sottolineare come con semplici accorgimenti sia possibile cambiare completamente l’esperienza degli ospiti di un evento.

Organizzare un guardaroba: un piccolo accorgimento per assicurare la riuscita di un grande evento

Quando si organizza un evento, soprattutto uno che prevede un gran numero di frequentatori, pensare e strutturare un angolo guardaroba è di fondamentale importanza. Questo perché, come abbiamo visto, non avere degli ingombri addosso fa sentire gli ospiti liberi di muoversi e molto più a loro agio. Ma non solo, la presenza di un luogo dove poter momentaneamente sistemare i cappotti e le borse ingombranti permette di mantenere la sala dell’evento sgombera ed elegante, perché evita che le giacche vengano tutte poggiate alle spalliere delle sedie, se presenti. È bene che l’angolo guardaroba sia organizzato vicino all’ingresso della sala in cui si terrà il convegno, studiando un modo che non crei confusione e folla di persone e non renda complicato il passaggio verso la sala dei partecipanti. Sarà anche necessario assumere personale responsabile del servizio guardaroba, adeguatamente preparato e in grado di gestire in maniera consona l’accoglienza degli invitati. In caso di un numero elevato di partecipanti è bene pensare ad un servizio con un sistema di talloncini numerati che verranno sistemati nel capo e consegnati al proprietario per facilitare il riconoscimento al momento del ritiro.

Eventi in cui è necessario strutturare un servizio guardaroba

Come abbiamo visto, è sempre bene, quando si organizza un evento, pensare anche al guardaroba. Ci sono però alcuni eventi per cui diventa un elemento imprescindibile, come, ad esempio, le cene di gala. In queste occasioni l’abbigliamento è molto formale  ed è doveroso mantenerlo tale. Sarebbe impensabile presentarsi con addosso il cappotto. Anche durante un vernissage o una mostra è sempre bene prevedere un servizio di guardaroba, soprattutto quando è previsto un rinfresco. Durante i meeting aziendali il guardaroba viene considerato un ottimo servizio, in quanto consente a chi viaggia per lavoro di conservare anche il proprio bagaglio.