Chiunque abbia organizzato un congresso sa bene quanto sia complicato e faticoso tenere conto di tutti gli aspetti per far riuscire al meglio l’evento e rendere tutti soddisfatti. La preparazione inizia mesi prima con la scelta della location giusta, l’affitto degli arredi necessari, la presa di contatti con tutti i relatori, l’invio degli inviti ai partecipanti, la selezione delle hostess, del personale tecnico e chissà quante cose abbiamo dimenticato. Eh già, le dimenticanze. Sono spesso quelle il tallone d’Achille di chi si trova ad organizzare un congresso, piccolo o grande che sia. Sono le piccole cose a sfuggire di frequente a chi si sta occupando dell’evento da tanto tempo, ma sono proprio quelle in molti casi a fare la differenza. Vediamo allora quali potrebbero essere le 5 cose a cui prestare più attenzione per non lasciare nulla al caso.
- Sedie con scrittoio: sicuramente hai passato molto tempo a decidere quali sedie utilizzare in base al colore e allo stile che si abbina meglio alla sala. Però potresti aver dimenticato di scegliere delle sedie dotate di tavoletta scrittoio. Questo infatti è un elemento essenziale per i partecipanti che hanno necessità di scrivere e prendere appunti durante gli interventi dei relatori senza tornare a casa con la schiena dolorante.
- Sedie in numero sufficiente: oltre ai partecipanti iscritti al congresso non dimenticare la presenza di eventuali giornalisti, addetti social media, fotografi e insomma persone in più che hanno necessità di sedersi ogni tanto per seguire l’evento. Fai in modo di non far restare qualche partecipante in piedi appoggiato stancamente al muro. Ne va della qualità del lavoro di tutti.
- Catering che soddisfi le esigenze di tutti: se il congresso occupa tutta la giornata è fondamentale che i partecipanti mangino e si idratino a sufficienza per mantenere alta la concentrazione e non avere fastidiosi cali di zuccheri. Affidati quindi ad un buon catering che tenga conto – nei limiti del possibile – dei vari regimi alimentari e soddisfi a pieno il pubblico.
- Gadget per i partecipanti: lasciare un buon ricordo dell’evento è importante tanto quanto il suo svolgimento. Per questo motivo è un valore in più regalare ai partecipanti una penna, un blocco per appunti, un buono sconto, una foto o comunque qualcosa che li faccia ripensare positivamente all’esperienza e magari, una volta a casa, tornare sul sito web dell’associazione e continuare a sostenerla.
- Illuminazione giusta: controlla bene tutti i punti di illuminazione. Quelli sopra al podio dei relatori, quelli indirizzati verso il tavolo dei moderatori dell’intervento e quelli in sala tra il pubblico. La luce deve essere forte ma non eccessiva tanto da affaticare i partecipanti facendoli tornare a casa con il mal di testa e deve valorizzare gli interventi dei relatori permettendo di vedere al meglio le eventuali slide proiettate. A questo proposito controlla anche la presenza di prese per il computer e cerca di fare in modo che ce ne siano in numero sufficiente, sia per i relatori che per il pubblico.
Tu hai altre idee su cosa potrebbe sfuggire nell’organizzazione di un congresso?
