Un evento promozionale a tema culinario ed enologico non è solo un incontro dove si mangia e si beve. Cibo e vino sono sicuramente protagonisti assoluti. Tuttavia, prima, durante e dopo, serve una corretta pianificazione, gestione e verifica. Occorre avere ben chiari: obiettivi, strategia di marketing, target di riferimento e contenuto.
Il tutto deve essere raccontato attraverso i giusti canali, con un’adeguata confezione. Lo scopo è guidare utenti e potenziali clienti in un’esperienza memorabile che stimoli alla condivisione virale.
Abbiamo raccolto alcuni consigli su come organizzare evento gastronomico ed enogastronomico di successo.
Step per organizzare evento gastronomico
Ci sono passaggi obbligati che valgono per tutte le occasioni di aggregazione. Questa è la fase di progettazione, in cui non si può e non si deve sbagliare. Ecco gli step fondamentali.
- Scegliere con cura location data e ora. Controllare se nella stessa zona ci sono altri eventi di richiamo che possono andare in conflitto.
- Stabilire un tema. Non è sufficiente “apparecchiare la tavola”. È necessario descrivere una storia, seguire un filo logico che coinvolga le persone. In questo caso conta molto anche la scelta della scelta musicale.
- Curare la comunicazione. Mai dimenticare che il cibo ha un forte componente visiva. Usare quindi immagini “appetitose”, con pochi testi efficaci ed immediati.
- Impostare un buon layout del luogo. Distribuire bene posti a sedere e tavoli. Parole d’ordine sono confort e accessibilità. Gli ospiti devono essere liberi di muoversi senza creare caos. Importanti: desk accoglienza, sedie con ribaltina (nel caso in cui gli ospiti necessitino di scrivere o prendere appunti) o senza ribaltina, paline con cordone e tendinastro, podi e leggii.
- Avere un piano B. Gli imprevisti sono sempre dietro l’angolo, quindi bisogna essere preparati a risolvere eventuali problemi.
- Chiedere un feedback il giorno dopo. La festa è finita ma il lavoro no. Bisogna ricontattare gli ospiti ringraziandoli di essere intervenuti, chiedendo un giudizio di gradimento. Qualunque parere è prezioso per fare un bilancio del risultato, capire errori e possibili miglioramenti.
Ora entriamo più nello specifico parlando di come organizzare evento gastronomico. Ecco tutto quello che c’è da fare.
- Realizzare una presentazione d’effetto. Anche l’occhio vuole la sua parte. Se conta la qualità del cibo, vale lo stesso per la veste scenografica. Badare a come tutto viene allestito e servito.
- Proporre un menù adatto a tutti. In caso di allergie, intolleranze o diversi regimi alimentari, è necessario proporre delle alternative. Ciò dipende molto dal contesto. Ovvio che una degustazione di salumi esclude a priori un pubblico di vegani.
- Annunciare il menù. A meno che la sorpresa non sia l’obiettivo, è sempre meglio comunicare ciò che si andrà ad assaggiare.
- Definire i tempi con il catering. Tranne in caso di buffet, tutti devono essere serviti quasi contemporaneamente. Ciò evita che il cibo si raffreddi o le attese troppo lunghe.
Organizzazione eventi vino
Organizzare una degustazione di vini ha più o meno le stesse dinamiche appena descritte. Anche in questo caso però ci sono elementi tipici di cui tenere conto. Ecco le componenti essenziali per non fare errori.
- Originalità o coerenza. Si può optare per vini provenienti dalla stessa zona geografica o di un determinato produttore. L’alternativa è un viaggio tra etichette viticole. È buona regola scegliere solo vini rossi o solo bianchi.
- L’importanza dell’ordine. Servire vini dal più leggero al più corposo. Meglio ancora se simili per tipologia o annata.
- Il calice giusto. Bicchieri larghi e tondi sono indicati per i vini rossi, quelli lunghi e ovali per i bianchi.
- Dettagli e accessori. Dotarsi di strumenti come areatori, rinfrescatori, apribottiglie, decanter, tappi salva-aroma, mescitori salva-goccia, secchielli per ghiaccio ed eventualmente di sputacchiere. Predisporre un servizio rapido di cambio o lavaggio dei calici.
