Come organizzare un congresso o un concorso

Per poter organizzare un evento in maniera efficiente ed efficace bisogna prima di tutto conoscere gli obiettivi e il target al quale ci stiamo rivolgendo, quindi,  cosa pianificare e per chi. Spesso parole o termini come congresso, convegno, meeting e conferenza vengono usate come sinonimi, tuttavia ognuna di esse ha delle caratteristiche specifiche.

Vediamole di seguito:

• Riunione pianificata per informare, far conoscere e discutere persone anche di diverse categorie ma con interessi comuni.
• Workshop, incontro a numero chiuso di soggetti, appassionati o specializzati in un determinato campo, con esperti del settore, ampio spazio per condivisione, discussione ed esercitazioni pratiche.
• Riunione periodica di uno o più giorni di individui che lavorano o collaborano nello stesso settore, gli scopi sono l’informazione su un tema scelto, la conoscenza tra professionisti e lo scambio di idee.
• Appuntamento di presentazione o approfondimento su un particolare argomento, indirizzato principalmente ai media ma anche al pubblico interessato.
• Congresso ma con partecipazione ad invito.
• Incontro organizzato per spiegare e analizzare una ricerca o un argomento, con relatori e partecipanti appartenenti allo stesso ambiente.
• Convention, riunione di diverse divisioni aziendali o varie realtà corporative per fare il bilancio dei risultati raggiunti o istruire sul lancio di nuovi prodotti sul mercato.

La ricetta per un evento perfetto

Che si tratti di un meeting aziendale, di un congresso di professionisti, di un convegno istituzionale, di una cerimonia o di un concorso pubblico, molte fasi dell’organizzazione si somigliano e prevedono gli stessi passaggi:

Come fissare il budget

È forse l’espetto più importante, poiché senza risorse o con risorse insufficienti non è possibile organizzare un evento di successo. Una volta stabiliti a grandi linee gli obiettivi si cerca di far combaciare ciò che è ideale a ciò che è davvero fattibile. Ecco le più comuni voci di costo:

• Segreteria organizzativa e staff di accoglienza.
• Comunicazione e promozione online e offline. Canali internet, social, volantini, pubblicazioni.
• Polizze assicurative, dispositivi e gestione sicurezza.
• Cartelle stampa, brochure.
• Interpreti
• Affitto sala e attrezzature. Location, apparecchiature audio/video, gazebi, tendoni, amplificatori, microfoni, prese di corrente, batterie per radiomicrofoni.
• Tavoli, sedie, divani, poltrone, desk accoglienza.
• Intrattenimento e ristoro. Catering, personale di servizio, caffetteria.
• Spostamenti e servizi.

Scegliere la location

Non conta solo la bellezza del posto e della sala che ospiterà i partecipanti, bisogna individuare il luogo ideale in base al tipo di circostanza. Se si tratta di un evento internazionale meglio preferire località ben collegate a livello di HUB e infrastrutture. Lo stesso vale su scala più ridotta se l’occasione è più locale, per cui la struttura deve essere ben servita da mezzi pubblici e strade per chi arriva autonomamente. A tal proposito, ecco un nostro elenco delle migliori location a Roma per meeting e convetion.

Fissare la data

Il giorno o i giorni di svolgimento dell’evento non dovranno andare in competizione con altri appuntamenti a tema simile, con festività e impegni pubblici.

Considerare la capienza della sala e la disposizione delle persone

I posti devono essere abbastanza distanziati per favorire confort e il passaggio, con attenzione per l’accessibilità ai diversamente abili.

Promuovere l’evento in modo efficace

Si possono usare sia i sistemi tradizionali come gli inviti scritti o quelli più moderni come le newsletter, le mail e gli avvisi tramite social. L’importante è conoscere il tipo di target, in modo da sapere se può funzionare meglio un canale piuttosto che un altro, o magari entrambi.

Organizzare eventuali pause, coffee break

Offrire cibo e bevande per consentire ai partecipanti di ristorarsi è essenziale, tuttavia meglio non esagerare con l’opulenza altrimenti si rischia di rendere più pesante la ripresa delle attività.

Chiedere un feedback ai partecipanti con adeguato anticipo

In passato era possibile fare una stima altamente approssimativa della reale quantità di persone che sarebbero potute intervenire ad un evento, oggi la tecnologia e il web consentono di bypassare il problema. Utilizzando ad esempio le pagine evento disponibili sui social network si può stabilire con maggiore sicurezza il numero esatto di partecipanti, così da organizzare anche meglio gli spazi in funzione della capienza massima.

Cose a cui spesso non si pensa, o a cui si pensa troppo tardi

Ok gli arredi sono stati collocati e disposti in ordine, sui tavoli dei relatori ci sono targhette identificative e bottigliette, gli impianti audio e video sono stati collaudati, cosa manca? C’è sempre qualcosa che sfugge e che può rovinare o rendere meno piacere l’esperienza da parte dei partecipanti ad un evento. Tra i dettagli a cui spesso non si pensa ci sono:

Guardaroba

Sembra strano ma sfugge a molti. Una moltitudine di persone che appoggia soprabiti, borse e cappotti praticamente ovunque può creare un vero caos. Avere un luogo dove riporre giacche e cappotti è fondamentale, specialmente se si pensa che quasi tutti i partecipanti terranno accanto a se la propria 24 ore ed effetti personali che potrebbero servire al momento.

Temperatura della sala

La climatizzazione deve essere ideale, vale a dire non troppo alta, tanto da creare disagio o sonnolenza, ma con un adeguato ricambio d’aria, specialmente se ci sono centinaia di persone raccolte nello stesso ambiente. Le alternative sono un sistema di condizionamento o in sua mancanza fare pause per areare i locali.

Illuminazione

La scelta più indicata è sempre la luce naturale, tuttavia se ciò non è possibile meglio un impianto che crea luminosità diffusa, accertandosi che non ci siano faretti o riflettori che possono disturbare pubblico o relatori. In caso di proiezione di video o slide occorre disporre di tende, tapparelle o pannelli per non far filtrare la luce esterna.

Scaletta flessibile

Può capitare che uno o più relatori arrivino in ritardo, quindi meglio pianificare il tutto in maniera flessibile per evitare tempi morti e attese che potrebbero stravolgere l’intero programma.

Organizzazione concorso pubblico

I concorsi rappresentano situazioni organizzative atipiche perché a differenza delle altre circostanze elencate non hanno finalità celebrative, informative o formative ma semplice funzione selettiva per determinate posizioni lavorative. Escludendo le ovvie incombenze burocratico/amministrative, ecco di seguito gli aspetti che accomunano e allo stesso tempo distinguono un concorso da qualunque altro tipo di evento:

• Il canale di diffusione ufficiale è il bando pubblico, ripreso poi da quotidiani e portali online tematici. In questo caso sono principalmente i destinatari dell’avviso ad avere tutto l’interesse a conoscere ogni dettaglio relativo a un’opportunità di inserimento professionale. L’ente pubblico o privato che indice il concorso è tenuto a trasmettere la notizia ma sostanzialmente non a “preoccuparsi” che gli “invitati” partecipino o meno.
• Come per un congresso o un convegno il layout della sala che ospiterà i candidati è fondamentale. Occorre calcolare accuratamente la quantità potenziale dei presenti, di solito distribuendo i partecipanti su più giorni. Altro particolare importante sono gli arredi (tavoli, sedie, desk di accoglienza/registrazione, ecc), che devono essere funzionali ma anche il più possibile confortevoli.
• Sotto questa voce si possono far rientrare tutte quegli elementi e attività collaterali come l’illuminazione, apparecchiature audio/video, accessibilità e servizi.

Organizzazione cerimonie

Sono gli “eventi per eccellenza” ma nonostante ciò, come nel caso dei concorsi, seguono alcune regole e dinamiche leggermente differenti dal resto delle occasioni di aggregazione. Per cominciare il tema di centro è semplicemente la festa, cioè celebrare qualcosa o qualcuno (festività, matrimoni, compleanni, lauree, comunioni, party privati, ecc). Se in un convegno o congresso è importante stabilire con una certa precisione la quantità dei partecipanti, in questo caso il numero deve essere sicuro al 100%. Per fortuna si tratta quasi sempre di un numero “relativamente” contenuto di persone, da poche decide a qualche centinaio.

Nonostante ciò conta ancora di più la giusta disposizione dei posti e degli inviati, poiché non si può rischiare di mettere troppi sconosciuti ad uno stesso tavolo. Tralasciando particolari come lo staff, gli arredi e le attrezzature varie, la vera protagonista è la cucina. Nelle classiche cerimonie la maggior parte della giornata si trascorre a tavola, quindi è essenziale curare il menù in ogni dettaglio, tenendo conto anche di invitati con particolari esigenze dietetiche e alimentari. Altri aspetti molto importanti sono l’accompagnamento musicale, e non per ultimo l’intrattenimento dei bambini (animatori, giocolieri, attrezzature per il gioco).