Come si organizza una conferenza stampa in 5 step

Vi state occupando delle pubbliche relazioni della vostra azienda e siete stati incaricati di organizzare una conferenza stampa? Avete in programma il lancio di un nuovo prodotto di un vostro cliente e siete in ritardo sulla pianificazione degli eventi di promozione? Non preoccupatevi, l’importante è non andare nel panico e cercare di capire come si organizza una conferenza stampa in modo semplice e lineare. Spesso, infatti, non si hanno ben chiare le azioni da seguire e si finisce con il fare un vero e proprio disastro. Ecco perché qui ci teniamo a suggerirvi come riuscire a progettare al meglio un evento di questo tipo in cinque step.

Conferenza stampa: cos’è?

Anzitutto, è importante definire cos’è una conferenza stampa. Gli addetti ai lavori avranno ben chiara questa definizione, ma può accadere che dobbiate occuparvi dell’organizzazione di quest’evento senza esserne esperti, per cui dovrete assolutamente sapere a cosa andrete a lavorare. Per dirla in modo semplice, una conferenza stampa è un evento che assicura la comunicazione di una notizia o di una novità aziendale ai giornalisti, con il chiaro intento di ampliarne la portata e garantirne la conoscenza al pubblico. Stiamo parlando quindi di un’azione molto importante per un’azienda, poiché la aiuta a costruire e comunicare la propria immagine e i propri valori. È chiaro allora che dovrete essere molto cauti nell’organizzare un evento di questo tipo, assicurandovi non solo di scegliere gli invitati giusti, ma anche di allestire al meglio la location che avete selezionato. Per chiarirvi le idee, ecco i cinque step da seguire per una conferenza stampa di successo.

1 – Definire i contenuti ed il pubblico

La prima cosa da fare è definire perché state organizzando una conferenza stampa. Dovrete quindi chiedervi: “Cosa sto promuovendo? Cosa voglio porre all’attenzione degli invitati?”. Le opzioni possono essere diverse, sia chiaro. Potreste voler far conoscere un nuovo progetto aziendale, un nuovo prodotto in fase di lancio o addirittura un nuovo ingresso nello staff di lavoro. Chiaramente, a seconda dell’obiettivo da raggiungere, dovrete selezionare sia il pubblico dell’evento sia i contenuti da comunicare nel corso della conferenza.

Se un giornalista viene invitato al vostro evento, è logico che si aspetti di sentir parlare di quanto gli avete preannunciato nell’invito. State quindi ben attenti a stilare una scaletta di contenuti concreti da comunicare. E sulla base di questi, scegliete con estrema attenzione i vostri invitati. Si tratterà di giornalisti, blogger e influencer, per lo più, e dovrete sceglierli in modo tale che possano amplificare quanto più possibile non solo la visibilità del vostro evento, ma anche quella del vostro prodotto/servizio che state promuovendo.

2 – Definire il budget

Una volta che avete chiarito i contenuti da comunicare e il pubblico da invitare, è importante che definiate il budget a vostra disposizione per organizzare la conferenza stampa. Questo vi darà la misura di molte scelte che vi troverete a fare: l’allestimento della location, il numero degli invitati, il materiale da distribuire, la portata dell’evento e via dicendo. Potreste addirittura pensare di coinvolgere uno sponsor nel caso in cui vi rendiate conto che da soli non riuscite a finanziare l’intera organizzazione e gestione della conferenza.

3 – Scegliere e allestire la location

La scelta e l’allestimento della location sono probabilmente tra le azioni più complesse per come si organizza una conferenza stampa. Al di là delle esigenze legate al numero dei partecipanti, che senza dubbio influenzano la grandezza della sala, dovrete fare particolare attenzione a dove è ubicata la location. Tendenzialmente, sarebbe meglio scegliere un luogo in centro, in modo tale che sia comodamente raggiungibile da tutti. Tenete a mente che spesso i giornalisti hanno poco tempo, per cui dovrete dar loro la possibilità di raggiungervi nel modo più semplice possibile: in bus, in taxi, in bici o in macchina. Se invece preferite scegliere una location in periferia, assicuratevi che sia comoda da raggiungere e che abbia anche un parcheggio a disposizione, cosa che in centro città sicuramente i vostri invitati faticheranno a trovare.

Una volta scelta la sala, dovrete preoccuparvi di allestirla per il vostro evento. Laddove la la location non vi fornisca tutto ciò di cui avete bisogno, potete rivolgervi ad una società di noleggio. Anzitutto, avrete bisogno di un palco o una pedana modulare, in modo tale che i relatori possano essere in una posizione di rilievo rispetto al pubblico. Se necessario, ricorrete anche a podii e leggii, in modo tale che gli speaker possano godere di tutta l’attenzione che meritano. Tra l’altro, una posizione rialzata permette di essere ben visibili a tutti i giornalisti seduti in sala. Laddove preferiate avere tutti i relatori in bella vista, optate per un tavolo modulare a noleggio, in cui tutti saranno seduti uno di fianco all’altro direttamente di fronte alla platea.

Per accogliere gli invitati e assicurarvi che questi si godano a pieno la vostra conferenza, è importante che abbiate un desk di accoglienza per accettare i giornalisti all’evento e che allestiate la sale con tante sedie quanto bastano. Potrete scegliere così come collocarle e anche come far sedere i giornalisti, sulla base della loro importanza e delle vostre esigenze.

4 – Pianificare la gestione della conferenza

Nel caso in cui non lo sappiate, una conferenza stampa si struttura in due diverse fasi: quella di relazione e quella delle domande del pubblico. Nella prima fase, dovrete organizzare gli interventi dei diversi relatori, in modo tale che questi possano parlare ai giornalisti nei tempi e nei modi che avete definito. Potrebbe essere importante permettergli di avere a disposizione un videoproiettore per mostrare al pubblico dati, grafici ed eventuali presentazioni del prodotto. Organizzate tutto con cura, facendo in modo che ognuno abbia a disposizione la giusta quantità di tempo, nel rispetto della durata complessiva della vostra conferenza. Ed ecco che entra in gioco anche la seconda fase, quella in cui dovrete lasciare la possibilità ai vostri invitati di fare domande ai relatori. Generalmente, questa fase richiede una ventina di minuti di tempo, durante i quali i giornalisti avranno l’occasione di entrare in diretto contatto con gli speaker.

5 – Preparare il gift pack

Concludere una conferenza stampa in modo ottimale è davvero importante, non solo per i vostri invitati, ma anche per voi organizzatori. Ricordatevi quindi di omaggiare i giornalisti con un gift pack contenente sia il comunicato stampa dell’evento sia un piccolo oggetto regalo per ringraziarli della partecipazione. In questo modo vi assicurerete non solo che gli invitati abbiano abbastanza materiale di cui scrivere, ma anche di stringere una relazione con loro che possa risultarvi utile per il futuro. Se volete fare le cose per bene, potrete anche organizzare un piccolo buffet finale con tanto di distribuzione dei regali, così da rendere davvero contenti e soddisfatti tutti quanti.

Ora che sapete come organizzare una conferenza stampa non dovrete far altro che mettervi al lavoro e assicurarvi il successo dell’evento!