Sei un event planner che si sta occupando della presentazione spettacolo teatrale? Oppure il responsabile di una piccola compagnia che sta cercando di portare in scena la propria rappresentazione? In entrambi i casi, siete sulla pagina giusta, perché oggi vogliamo cercare di capire come organizzare uno spettacolo teatrale. Non si tratta certo di una pianificazione facile, dato che entrano in gioco una serie di elementi molto diversi tra loro: dalla scelta del team di lavoro a quella della location, passando poi per l’allestimento del teatro alla comunicazione dell’evento – e tutto questo considerando che abbiate già a vostra disposizione una compagnia di attori.
Vediamo quindi, passo dopo passo, quali sono i passaggi da seguire per riuscire a portare in scena il vostro spettacolo.
5 passaggi
1. Scegliere la data e il team di lavoro
Anzitutto, la cosa più importante da fare è scegliere la data dello spettacolo. E non a caso, chiaramente. Quello che dovrete considerare è il tempo necessario per la produzione: nel caso di rappresentazioni semplici, avrete bisogno di almeno sei mesi di tempo, mentre per quelle più complesse vi servirà quasi un anno. Tenete quindi conto di questo quando fisserete la data della prima e, se vi fa stare più tranquilli, prendetevi anche qualche settimana in più per fare in modo che tutto vada per il meglio.
Una volta scelta la data, dovrete mettere insieme il team di lavoro. Considerando che voi siete il produttore, allora avrete sicuramente bisogno di un regista e di un gruppo di attori. Se siete fortunati, spesso una compagnia include anche la figura del regista, il che vi faciliterà non poco l’organizzazione iniziale. Al di là di queste figure, dovreste assoldare anche un sound manager, un light manager, uno scenografo, un costumista, un make up/hair artist, un responsabile delle comunicazione e un addetto alle vendite. Ricordatevi di scegliere con estrema attenzione, perché questo sarà il vostro team di lavoro per un periodo davvero lungo.
2. Scegliere la location
Se avete scelto la data, non vi resta altro da fare che scegliere la location per il vostro spettacolo teatrale, chiaramente assicurandovi che questa sia libera nel periodo che vi interessa. Se non siete esperti del settore, ricordatevi che sarà necessario affittare il teatro non soltanto per la messa in scena della rappresentazione ma anche per le prove della vostra compagnia, i cui attori dovranno di certo abituarsi a muoversi sul palcoscenico che calcheranno la sera della prima. Ma se uno spazio di questo tipo è troppo costoso e se la natura del vostro spettacolo lo consente, allora potreste anche pensare di optare per una location alternativa: un pub, un bar o una grande sala che dovrete preoccuparvi di allestire.
In tal caso, dovrete preoccuparvi di organizzare lo spazio a vostro disposizione.
Vi consigliamo di noleggiare un palco su cui far muovere gli attori ed anche noleggiare sedie che vi serviranno per il pubblico.
3. Cominciare le prove
A questo punto avete la data, la location, il regista, gli attori e la sceneggiatura. Potrete quindi cominciare le prove. In questa fase, chiaramente, non sarà coinvolta soltanto la compagnia, ma anche i responsabili dell’audio e delle luci, lo scenografo e il costumista. Tutti, infatti, lavoreranno affinché la prima dello spettacolo sia davvero perfetta.
4. Promuovere lo spettacolo
E mentre gli attori provano, dovrete preoccuparvi di promuovere la vostra rappresentazione, così da avere quanto più pubblico possibile la sera della prima. Se vi state chiedendo come presentare uno spettacolo teatrale, la risposta è semplice: utilizzando tutti gli strumenti (digitali) e non a vostra disposizione. Anzitutto, preparate una locandina dell’evento, così da poterla utilizzare sia online sia offline. Nonostante la Rete e i social network siano davvero molto utili per la promozione di eventi, non dimenticate che apporre la locandina dello spettacolo in teatro e nei dintorni può essere davvero molto utile per raggiungere il pubblico.
Un’altra soluzione interessante potrebbe essere quella di proporre biglietti a prezzi economici se acquistati con largo anticipo (early bird), così da assicurarvi di avere la sala piena anche molto tempo prima della messa in scena della rappresentazione. Lo stesso potete fare qualche ora prima dello spettacolo, nel caso in cui vi siano rimasti ancora biglietti a disposizione. In entrambi i casi, vi assicurerete la sala sempre piena, il che è da considerare non solo un successo economico, ma anche mediatico.
5. Assicurarsi che tutto funzioni e …andare in scena
Per chi non lo sapesse, la settimana prima della messa in scena dello spettacolo è la più importante. In questi giorni, infatti, dovrete assicurarvi che tutto sia al suo posto e funzioni al meglio: impianto audio, luci, scenografia e costumi. È questa la settimana della vostra prova generale, che vi permetterà di capire se avete lavorato bene e tutto andrà davvero per il meglio. E poi, una volta che vi siete assicurati che tutto è davvero pronto, non dovrete far altro che andare in scena.
