Scopri come organizzare un concerto step by step seguendo alcuni utili consigli. Si tratta di eventi molto eterogenei: ci sono i concerti all’aperto, i concerti di nicchia, quelli nelle piazze che attirano migliaia di spettatori, negli auditorium, nei teatri.
Stima del budget
Il denaro da spendere è alla base delle decisioni da prendere, per fare in modo che le spese rientrino del budget fissato all’inizio. Il budget per ogni concerto può variare in base a fattori come il prezzo del biglietto in vendita e il costo della location. Per poter fissare al meglio il budget è necessario fare una stima approssimativa del guadagno da realizzare. Inoltre, per non andare in perdita, bisogna spendere un totale che sia inferiore o uguale a ciò che si era prefissato all’inizio.
Scelta della location
Trovare lo spazio adatto al concerto è una fase cruciale dell’organizzazione. Infatti, la location darà un’impostazione all’intero evento: può aggiungere molto al concerto e dare la giusta atmosfera. Nella scelta del locale bisogna prestare attenzione ad alcuni fattori: capienza, service, mobilità e transfer. Una volta selezionate alcune alternative è possibile procedere con un sopralluogo per valutare quale sia la scelta migliore. La location varia in base al tipo di concerto e alla musica. Può essere un locale di nicchia o una grande piazza. Il fattore capienza è molto importante anche per la fase di promozione. Nel caso in cui il posto possa ospitare solo 300 persone bisognerà vendere solo i biglietti necessari, quindi capire quale prezzo fissare per coprire i costi sostenuti.
Promozione dell’evento
La parte della promozione è fondamentale per la buona riuscita di un evento. Infatti, bisogna stabilire un target a cui riferirsi ed utilizzare i mezzi di comunicazione più consoni. La comunicazione può essere sia fisica che virtuale, quindi con sponsorizzate su Google, sui portali di musica e sui social. Per raggiungere più persone possibili è necessario utilizzare la giusta comunicazione in base al target che si vuole attirare. È necessario creare un piano d’azione per stabilire i tempi della promozione e della pubblicità.
Attrezzatura e tecnologia
Nonostante molti locali siano dotati del proprio sistema PA e del proprio personale per gestirlo, è necessario essere sicuri di poterne usufruire. Sarà poi necessario valutare se ci sia o meno il bisogno di noleggiare o acquistare strumentazioni e attrezzature per l’evento.
Nel caso in cui dovessero servire componenti di arredo o sedie per un concerto da seduti, è possibile noleggiare stender abiti per il guardaroba, palchi, leggii, desk accoglienza.
Inoltre, è indispensabile chiedere agli artisti di quali attrezzature hanno bisogno per esibirsi. Poi bisognerà anche stabilire chi avrà il compito di installare tutta l’attrezzatura e chi gestirà il mixer durante l’evento. In questo caso la comunicazione è fondamentale poiché un equivoco può creare molti disagi.
Logistica
Questo aspetto dell’organizzazione è fondamentale, per cui bisogna occuparsi dei sistemi di sicurezza, delle attrezzature come i palchi modulari, necessari in un concerto, delle luci ed eventualmente della pulizia.
Sarebbe utile creare un programma con le seguenti voci da seguire:
- Prenotare la location entro una data specifica
- Impostare una linea temporale per il giorno del concerto
- Stabilire un piano d’azione per la comunicazione e promozione
- Pianificare la sicurezza e il personale per la vendita dei biglietti
- Stabilire ed organizzare i canali di vendita dei biglietti
- Ottenere tutti gli eventuali permessi
