5 fasi per organizzare un evento

Pianificare un evento di successo richiede tempo, ma anche e soprattutto un’attenta pianificazione. Nessun aspetto può essere lasciato al caso. Ecco perché è fondamentale stilare una check-list e seguire degli step ben precisi.

In particolare, per noi che ci occupiamo del noleggio per eventi sono 5 le fasi dell’organizzazione di un evento da prendere in considerazione:

  • Definire gli obiettivi e il budget
  • Scegliere la giusta location
  • Stabilire il team e i relatori
  • Stilare il programma
  • Promuovere l’evento

Definire gli obiettivi e il budget

L’organizzazione di un evento deve partire innanzitutto da un obiettivo: qual è il messaggio da veicolare e a quale target è riferito? Qual è lo scopo o il motivo per cui le persone dovrebbero partecipare, rendendolo così un appuntamento utile e imperdibile? Prima di lanciarsi in quest’avventura, è necessario avere le idee chiare, non dimenticando che una manifestazione deve essere pianificata per chi ci va, non per chi ha deciso di organizzarla.

Una volta deciso l’obiettivo e il pubblico a cui rivolgersi, bisogna definire un budget, cercando – per quanto possibile – di non superarlo. Destinando anche una parte a eventuali imprevisti.

Scegliere la giusta location

Tra le fasi per l’organizzazione di eventi, la scelta della location gioca un ruolo fondamentale. Infatti deve:

  • essere abbastanza capiente per il numero di visitatori previsti;
  • facilmente raggiungibile da mezzi privati e pubblici;
  • avere parcheggi e servizi per le persone con disabilità;
  • prevedere degli spazi appositi per tutte le attività da svolgere, oltre che per il catering o i momenti di pausa;
  • ben fornita con tutta l’attrezzatura necessaria: tavoli, sedie, desk accoglienza e gazebo (se l’evento dovesse svolgersi all’aperto). Noleggiare tutti gli arredi per un evento – in anticipo – e usufruire di una serie di servizi per il noleggio pensati proprio per ogni tipo di manifestazione è la base per ottenere un risultato ottimale.

Stabilire il team e i relatori

La riuscita di un evento dipende anche sia dalle persone che ci lavorano sia da coloro che partecipano in qualità di relatori o intrattenitori.
Ogni elemento della squadra deve avere le competenze richieste per lo specifico ruolo che andrà a ricoprire. Dall’hospitality al catering, dalla comunicazione alla gestione tecnica di impianti audio e video, fino alla supervisione generale. Creare una check-list nell’organizzazione eventi è altrettanto importante: infatti ogni dettaglio deve essere controllato e, se necessario, rivisto nell’ottica di abbassare il rischio di (brutte) sorprese.
A seconda del tipo di evento, devono essere invitate le personalità che possano dare un valore aggiunto e che siano ovviamente in linea con l’obiettivo che si vuole raggiungere.

Stilare il programma

Il programma dell’evento deve essere pianificato in modo da garantire la possibilità ai partecipanti di scegliere ciò che a loro più interessa, avendo a disposizione del margine di manovra. La cronologia dovrà essere dettagliata e includere anche una pausa pranzo e diversi break durante la giornata, in modo da non sovraccaricare eccessivamente gli ospiti. Se l’iniziativa lo consente, si potrebbero inserire anche dei momenti per fare networking, una cena o un party per chiudere in bellezza l’evento e ringraziare lo staff, i partecipanti e tutte le figure e le aziende coinvolte.

Promuovere l’evento

La comunicazione in generale, e in particolare la promozione della manifestazione, sono due passaggi che non si possono trascurare nelle diverse fasi dell’organizzazione eventi. Quindi va stilato un piano che comprenda non solo gli inviti, ma anche la pubblicità e la gestione live dei canali social. Per poter aspirare a ottenere visibilità e riscontro, è necessario far conoscere il programma, aumentare l’autorevolezza dell’evento, creare l’attesa e seguire tutti i suoi passaggi grazie ai social network. Prevedendo anche una diretta in streaming per chi non potrà essere presente fisicamente.

Abbinare le tecniche per l’organizzazione eventi alla giusta dose di creatività e a una pianificazione intelligente, sono i segreti per ottenere un risultato professionale e di qualità.