Organizzare eventi sportivi è una vera e propria maratona. Questa tipologia di evento è piuttosto complessa da creare poiché si tratta spesso di grandi competizioni che durano diverse giornate. Continua a leggere l’articolo per capire come organizzare un evento sportivo senza commettere errori.
Gli eventi sportivi sono ottime occasioni di incontro, spesso volte alla sensibilizzazione della comunità o per promuovere valori come la coesione sociale e la raccolta fondi per enti e fondazioni benefiche.
Alla base di tutta l’organizzazione c’è il tipo di sport che sarà protagonista dell’evento. Infatti, nel caso del calcio bisognerà affittare un campo sportivo o uno stadio, oppure nel caso del nuoto l’evento avverrà in una piscina olimpionica.
Stabilire l’obiettivo e il piano d’azione
Prima di tutto, è necessario stabilire un obiettivo da raggiungere con l’evento sportivo. È fondamentale, inoltre, affidare l’intera organizzazione ad un team che coordini i diversi aspetti della gestione dell’evento. È importante suddividere i compiti tra i vari organizzatori, curando l’aspetto amministrativo, burocratico, logistico, del marketing e della sicurezza.
Gli elementi da stabilire sono:
- attuabilità;
- permessi e regolamentazione;
- durata e data;
- location;
- budget stimato;
- numero di partecipanti;
- sponsor.
Per organizzare un grande evento sportivo le tempistiche sono un aspetto fondamentale. È consigliabile, infatti, iniziare almeno un anno prima, soprattutto nel caso di tornei o gare. Per rispettare tutti gli impegni e curare nel dettaglio tutto l’evento sportivo, è necessario creare un piano d’azione minuzioso da seguire passo per passo.
Stima del budget
La fase della stima del budget viene spesso sottovalutata, ma è sulla base di questo calcolo che si determinerà la buona riuscita di un evento.
Per prima cosa, è necessario fare un calcolo approssimativo delle entrate e delle uscite previste. Per non dimenticare nessuna voce, è consigliabile suddividere le varie spese previste in categorie e sottocategorie come marketing, elettronica, location, personale e così via.
In genere, le voci che non possono mancare in questo processo, sono:
- marketing e comunicazione dell’evento online e offline;
- affitto location;
- affitto apparecchiature audio/video e luci, allestimenti, podi, sedie, microfoni, schermi, batterie, ecc;
- desk di accoglienza;
- staff e costi del personale;
- spostamenti e servizi;
- catering;
- intrattenimento.
Stabilire dall’inizio il budget necessario può agevolare nella scelta del prezzo del biglietto per i partecipanti e la ricerca degli sponsor.
Location e date dell’evento
Per organizzare eventi sportivi è necessario stabilire con largo anticipo di quanti giorni sarà la durata e fissare la data.
Nel caso di esibizioni dimostrative o di convention sportive, l’evento può durare anche solo una giornata. Altrimenti, nel caso di tornei e gare, l’evento potrebbe durare più di due giorni. È importante che la data prestabilita non vada in conflitto con altri eventi dello stesso ambito tenuti nella stessa regione.
In base allo sport, si potrà scegliere la stagione giusta per tenere l’evento. Ad esempio, nel caso di sport tipicamente invernali si prediligono mesi come dicembre, gennaio e febbraio, mentre per tornei di beach volley l’evento si terrà nei mesi estivi o primaverili.
Per la scelta della location, anche in questo caso molto dipende dallo sport in oggetto. Se si ha necessità di affittare una palestra si possono prendere in considerazione i centri sportivi universitari o le palestre delle scuole superiori. Anche in questo caso, muoversi in anticipo è fondamentale, per avere più possibilità di trovare le strutture disponibili nelle date scelte.
Tra gli aspetti da prendere in considerazione, oltre alla qualità dello spazio, vi sono: il rispetto delle norme di sicurezza, la disponibilità di sale e spogliatoi, la presenza di parcheggi e di trasporti pubblici.
Aspetti burocratici e amministrativi
Per organizzare al meglio l’evento sportivo sarà necessario curare aspetti come:
- programma dell’evento;
- comunicazioni online e offline;
- regolamento per la partecipazione;
- permessi, autorizzazioni e assicurazioni;
- staff medico e kit di pronto soccorso;
- arbitri e autorità per validare la competizione;
- alberghi per ospiti e concorrenti/squadre.
È importante contattare arbitri e ufficiali sportivi molto tempo prima dell’evento.
Logistica
Una delle prospettive più importanti per l’organizzazione di un grande evento è proprio quello della logistica.
In particolare, è indispensabile occuparsi di:
- attrezzature audio e video;
- luci;
- wifi e internet;
- stand e spazi per gli sponsor;
- sistemi di sicurezza;
- medaglie, trofei e nastri;
- pulizia della location.
Sono tutti aspetti fondamentali che rendono un evento riuscito e curato nei dettagli.
Marketing e promozione dell’evento
Per garantirsi un’importante partecipazione all’evento è essenziale curare al meglio l’aspetto della promozione. Nel caso dell’evento sportivo, la comunicazione può avvenire sia online che offline.
Ad oggi, uno dei metodi più funzionali è quello di creare un sito web in cui poter vendere i biglietti, attraverso pagamenti sicuri o, affidarsi a portali che gestiscono la vendita dei ticket. È fondamentale iniziare a vendere i biglietti per l’evento il prima possibile, soprattutto nel caso in cui si cerchino buoni sponsor.
Inoltre, per raggiungere un maggiore pubblico, è consigliabile utilizzare canali social e curare anche il lato offline con brochure e volantini.
Materiale e arredamento
Ultimo, ma non per importanza, è l’aspetto del materiale indispensabile per l’evento. Nel caso in cui la location non disponga delle attrezzature necessarie, è possibile noleggiare servizi extra per gran parte dell’occorrente.
Infatti, le nostre soluzioni Croppo Allestimenti prevedono:
- pannelli e stand personalizzati per gli sponsor;
- fondali e tunnel per retroproiezioni, per creare effetti scenografici unici;
- copertura della pavimentazione con rivestimenti in diversi colori e materiali;
- generatori di aria calda e fredda;
- gazebo e tensostrutture, con supporto e assistenza degli utenti da parte di personale qualificato;
- servizio hostess;
- laboratorio di falegnameria e tappezzeria per la creazione di materiali su misura;
- audio, video e luci.
Inoltre, in caso di conferenze all’interno dell’evento, è possibile noleggiare:
- palchi e pedane modulari;
- podi e leggii;
- desk di accoglienza;
- sedie in diverse tipologie e colorazioni;
- paline con cordone e tendinastro per delimitare spazi o per ordinare file.
Oltre all’arredamento, sarà necessario predisporre:
- trofei;
- servizio sicurezza;
- servizio sanitario (dipende dal tipo di evento);
- gadget per i partecipanti;
- catering.
Naturalmente, la scelta del materiale da noleggiare per l’evento dipende dal tipo di sport dell’evento e dall’obiettivo prefissato. Per avere maggiori informazioni sui servizi offerti da noi di Croppo Allestimenti, contattaci!.
