Il mestiere dell’organizzatore di eventi è senz’altro tra i più delicati in assoluto, anche perché spazia in campi disparati e richiede in ogni caso lungimiranza, velocità di pensiero e il massimo dell’inventiva per la soluzione dinamica dei problemi, che possono sorgere in ogni evenzienza nel corso del lavoro.
Per quanto organizzare un evento pubblico, a partire dalla fase preliminare e per tutto il periodo di allestimento della location, sia un’operazione direttamente connessa con la capacità di un’attivazione logistica volta – appunto – a scongiurare emergenze organizzative di ogni tipo, esistono almeno due ‘luoghi comuni’ del settore a cui sarà sempre difficile fare fronte in modo definitivo e senza alcun pericolo di smentita.
A seconda della circostanza saranno state ingaggiate quelle meaestranze in grado di assicurare il funzionamento di quelle tecnologie che saranno indispensabili per la buona riuscita del nostro evento (sia esso un congresso, un concerto o qualsiasi altra cosa).
Elettricisti, esperti di connettività internet, tecnici del suono; ciascuno dovrà tendenzialmente assicurare il corretto funzionamento della tecnologia a disposizione, come è ovvio.
Eppure sarà sempre in agguato – anche per l’organizzatore più scaltro, quello con le maestranze più esperte in circolazione – il guasto tecnico capace di arrecare disagi più o meno consistenti alla manifestazione; quando ad esempio la rottura imprevista di un dispositivo o di impianto è instantaneamente in grado di mettere in difficoltà i tecnici al lavoro, che non hanno sempre a disposizione l’intera gamma di ricambi necessari per fronteggiare l’insieme di situazioni ‘impreviste’ che possono venire a manifestarsi.
Cugino del guasto tecnico, un secondo spauracchio di difficile gestione turba il lavoro quotidiano degli organizzatori di eventi che operano nel nostro paese, dove tale accidente colpisce più di altrove e sempre in modo abbastanza inaspettato.
Il disastro naturale di varia natura ed entità potrà in qualsiasi momento interferire con la vostra organizzazione, portando non raramente alla cancellazione dell’evento pianificato, se per qualche motivo la calamità naturale ha reso impossibile (o comunque troppo disagevole) la fruizione della manifestazione da parte del pubblico.
Pioggia incessante che determina allagamenti delle principali infrastrutture, sia pubbliche che private; crolli strutturali dovuti ad eventi sismici o a cedimenti delle architetture della location prescelta; o ancora incendi, nevicate improvvise, tempeste, insomma tutta la potenza della natura può decidere di opporsi al vostro evento in qualsiasi momento, non sempre dando preavviso o anche solo avvisaglie di vario genere.
Esiste infine un terzo ‘nemico giurato’ dell’organizzatore di eventi, che a differenza degli altri due può comunque essere previsto e in molti casi scongiurato, o ancora meglio volto in vantaggio.
Mi riferisco al soprannumero, ovvero all’ipotesi che il nostro evento abbia raccolto fin troppa partecipazione, congestionando le nostre strutture di ricezione.
In questo caso l’organizzatore esperto avrà previsto alcune soluzioni ‘tampone’ in grado di offrire una risposta di emergenza in grado di soddisfare le persone in eccedenza.
Ecco perché in molti casi è opportuno valutare insieme a degli esperti allestitori quali potranno essere le effettive esigenze di una manifestazione pubblica, predisponendo l’accoglienza per il pubblico previsto ma riservando soluzioni rapide ed economiche per l’eventuale soprannumero di partecipanti.
In tal modo, magari noleggiando solo una determinata quota di sedie in soprannumero, si potranno scongiurare la congestione logistica e la confusione organizzativa che di solito emerge quando una manifestazione non sa fronteggiare una eccessiva e non preventivata partecipazione da parte del pubblico.
Un successo inaspettato in termini di partecipazione è un evento di solito tanto imprevedibile quanto un guasto tecnico improvviso o un accidente naturale di vario genere, ma che può essere opportunatamente messo in agenda e incanalato verso soluzioni accessibili ed efficaci, scongiurando l’eventuale disagio del pubblico a fronte di un impegno logistico solo parzialmente più impegnativo del previsto.
