Organizzare una convention di successo non è semplice e richiede tempo, sforzo ed una buona abilità di project management. Generalmente le convention sono gli eventi in cui si riuniscono le alte competenze – in termini di risorse umane – e se da un lato i partecipanti si aspettano di poterne fruire al massimo, dall’altro i protagonisti hanno il giusto diritto di vedersi posti nelle condizioni ideali per comunicare e comunicarsi.
Il primo e importantissimo passo nella pianificazione di una convention efficace è riflettere attentamente sul perché lo si sta organizzando: può apparire un concetto banale, ma in fin dei conti è uno dei fattori che distinguono un evento felice da un fallimento organizzativo. Mettersi in questa posizione vuol dire porsi un obiettivo significativo che funga da guida per le decisioni più importanti. Eventi di questo tipo richiedono un grande investimento in termini di tempo, denaro ed energia ed è quindi prioritario capire quali siano gli scopi finali.
Il secondo – ed altrettanto importante – punto da affrontare ha a che vedere con il luogo ed il momento che ospiteranno la convention, elementi di grande impatto sulla quantità e tipologia di persone che prenderanno parte all’evento.
Spazio, sicurezza e accessibilità, elementi fondamentali per l’organizzazione di una convention
Quando si sceglie un luogo è bene considerare le varie opzioni dal punto di vista del pubblico, assicurarsi per prima cosa che la struttura sia adatta in termini di spazio, sicurezza e accessibilità. Per incoraggiare la partecipazione è anche una buona idea – in mancanza di un servizio specifico già approntato o di condizioni particolari – organizzare l’evento in un luogo vicino ai principali mezzi di trasporto della zona.
Prendete tempo per pensare agli eventuali problemi in cui i partecipanti potrebbero incorrere per raggiungere la convention e offrite in anticipo una soluzione, in modo da rendere tutto più semplice possibile. Il budget si rivela, anche qui, uno strumento utilissimo per comprendere la fattibilità e i limiti che le vostre idee incontreranno nel metterle in atto. In caso contrario i costi potrebbero finire fuori controllo e quindi, oltre a pensare genericamente a quanto ci si può permettere di spendere per l’evento, è importante interrogarsi sulle singole voci di spesa.
Una di queste non può non considerare l’arredamento ed i mobili noleggiati per l’evento. Fare un investimento oculato in questo ambito è certamente uno dei modi per ottenere la miglior risposta da parte dei convegnisti: significa offrire sedie prese a noleggio comode in quantità sufficiente. La parola sufficiente non inganni: al numero di partecipanti previsto è bene aggiungere una percentuale variabile – a seconda del tipo di convention – che potrebbe presenziare in maniera inaspettata.
