Come organizzare un meeting aziendale a scopi di team building

La coesione fra le risorse umane sul posto di lavoro è importante per ogni azienda. È uno dei fattori che aiuta a spingere l’azienda verso il suo massimo potenziale e, come nelle normali relazioni personali, aiuta a focalizzare l’attenzione su un obiettivo comune o ad allineare la visione dei lavoratori verso la mission aziendale.

A questo scopo esiste il team building, termine che identifica un processo attraverso cui si costruisce letteralmente il senso del gruppo fra persone che devono lavorare assieme. Organizzare una riunione di team building è una grande responsabilità, perché a seconda del successo o del fallimento dell’incontro si otterrà un maggiore o minore impatto sui processi aziendali.

Solitamente gli incontri sono relativamente informali ma, soprattutto se si tratta di riunioni con un grande numero di partecipanti, richiedono un’attenta pianificazione dello spazio e delle strutture. È importante dunque che nulla venga lasciato al caso. Altre volte si tratta di incontri in cui i le persone partecipano a giochi ed attività che coinvolgono fisicamente e mentalmente, in cui il luogo dell’evento è concepito ed utilizzato fondamentalmente come spazio di interazione.

L’organizzazione del luogo è dunque uno dei fattori che incide maggiormente sulla buona riuscita del meeting. Tenendo presente che lo scopo non è avviare interminabili cerchi di discussione o ascolti unidirezionali di motivatori della platea, è chiaro che lo spazio in cui prende luogo il meeting deve essere concepito in modo da favorire la creazione di un ambiente rilassato e gradevole.

La location è l’elemento che va analizzato in primis per l’organizzazione di un meeting. Tenendo presente che più grande non è sinonimo di migliore, è ovviamente importante che il luogo possa contenere tutte le attività agevolmente, senza dare un senso di sovraffollamento. Una delle cose più rilevanti, quando si sceglie un luogo per un incontro, è tenere conto dell’atmosfera generale. Se la stanza o lo spazio trasmettono un senso di freddezza, di impersonalità, un senso di ufficio noioso, nessuna attività potrà mai cancellare queste sensazioni dalla mente dei partecipanti.
In questa fase della progettazione vanno considerate anche le disposizioni ed il posizionamento dei tavoli e sedie per il meeting aziendale: a seconda del tipo di incontro possono avere un valore più o meno strategico, ma come regola generale devono risultare comodi, distribuiti in maniera efficace nello spazio secondo un design preciso e, naturalmente, esteticamente gradevoli. Bisogna assicurarsi insomma che l’arredamento e la disposizione generale sia consona a queste necessità – che comunque non si limitano alla questione estetica ma, come abbiamo visto, contribuiscono con decisione al successo delle attività.