Ciò che rende un evento davvero speciale è riuscire a creare la giusta atmosfera e pianificare tutto nei minimi dettagli, quindi anche possibili imprevisti. Questo può succedere solo grazie ad un efficiente ed attento staff.
Consigli per selezionare lo staff per un evento
Lo staff è un aspetto fondamentale. Occorre individuare quante e quali persone, con specifiche competenze, saranno necessarie all’evento. Andranno assegnati precisi compiti e responsabilità. La professionalità richiesta per uno staff di eventi deve essere specifica, come ad esempio saper controllare uno stand, occuparsi della sicurezza, o ancora gestire il servizio d’accoglienza. Scegliere una squadra significa saper creare il giusto clima di collaborazione, dove ciascuno sarà coinvolto direttamente per la buona riuscita dell’evento. Ricordate che la squadra fa la differenza.
I ruoli dello staff in un evento
Gli eventi possono essere molto diversificati tra loro, tuttavia costituire un gruppo di lavoro è alla base di qualsiasi organizzazione. Prima di tutto occorre individuare le risorse umane di cui si può disporre, poi sarà necessario formare dei gruppi di lavoro con scadenze, persone di riferimento, obiettivi dettagliati e lavori da svolgere. I compiti devono essere precisi e chiari, così ognuno potrà controllare costantemente la propria tabella di marcia. Solo delegando e responsabilizzando la squadra, si avrà il giusto coinvolgimento di tutti.
Si possono creare dei gruppi che si occupino di un particolare aspetto dell’evento:
- sicurezza,
- logistica,
- comunicazione,
- catering,
- accoglienza.
La gestione dello staff per un evento
Lo staff che sceglierete parlerà di voi e vi rappresenterà, quindi mettete la massima cura nella gestione del personale. La prima impressione che avranno gli ospiti conterà molto e dovrà essere rassicurante. Pianificare le attività vi permetterà di controllare il lavoro della squadra passo dopo passo e di correggere il tiro tempestivamente all’insorgere di qualunque problema. Un metodo efficace di organizzazione del lavoro è quello di costituire piccole aree di responsabilità e assegnarle ad un referente. Il responsabile coordinerà la sua squadra, porterà a compimento l’obiettivo e aggiornerà dell’andamento del proprio lavoro gli altri referenti, in modo che tutto lo staff sia sempre a conoscenza della successione dell’evento. È importante che ogni membro della squadra sappia cosa fare anche in caso di imprevisti e, a questo proposito, il metodo più efficace rimane una scaletta dettagliata, in cui si indica per ogni singolo momento il referente, le azioni da svolgere, gli orari e gli imprevisti possibili. Più il team è informato, più l’evento è sotto controllo. Inoltre, affinché tutto venga svolto in maniera efficiente, dovrà esserci un supervisore e responsabile generale che si occupi dell’intera regia.
Il candidato ideale
Con la giusta squadra al vostro fianco potrete accettare qualsiasi sfida e sarà l’arma segreta di fronte agli imprevisti. Ingaggiando le persone giuste costruirete un prezioso staff di qualità e non verrete meno alle aspettative. Cercate di reclutare candidati che sappiano reagire ai cambiamenti di programma e che non si lascino intimorire dagli imprevisti. Un buon candidato deve essere in grado di portare avanti missioni individuali all’interno di una squadra affiatata. Lo staff per un evento deve essere flessibile e capace di riorganizzarsi in corso d’opera. Un candidato che saprà raccontarvi come è riuscito a ribaltare una situazione caotica farà al caso vostro. Lo staff deve essere capace di tenere fisicamente e mentalmente a lungo, dato che le ore passate a preparare un evento non possono essere contate. Il successo di un evento si misura in tanti modi diversi. Per gli sponsor o i partner, il successo potrebbe essere legato ad un buon ritorno sull’investimento. Per i partecipanti corrisponde a un’eccellente esperienza. Il vostro candidato ideale deve poter comprendere i diversi livelli di successo e lavorare affinché ogni partecipante trovi il proprio tornaconto.
