Partecipare ad un evento aziendale non deve per forza essere un’esperienza noiosa e faticosa da sopportare guardando continuamente l’orologio nell’attesa di tornare a casa a rilassarsi. Anche se formale e serio infatti un meeting aziendale può trasformarsi in un’occasione piacevole, se non addirittura divertente per tutti i partecipanti. Che ci si rivolga a dipendenti dell’azienda, a partners commerciali o al grande pubblico tutto deve essere pensato per trasmettere e mantenere un’immagine positiva del brand, veicolare il proprio messaggio nel modo giusto e creare un’esperienza di stile che stimoli curiosità. Il meeting aziendale è infatti un importante biglietto da visita per l’azienda, un momento per promuoversi e stringere (o cementare) relazioni e tutto va curato nei dettagli.
Metti a punto una strategia in base all’obiettivo
Come per ogni progetto che debba riuscire al meglio, anche per un evento aziendale di successo bisogna iniziare da una buona pianificazione ed organizzazione che partano da un obiettivo preciso. Cosa vuoi comunicare con il tuo evento aziendale? Perché lo stai organizzando? A chi ti rivolgi? Come vuoi far sentire i partecipanti? Qual è il budget a disposizione? Una volta risposto con precisione a queste domande – perché ogni evento è diverso dall’altro – ed individuato con esattezza lo scopo del meeting puoi procedere ai passi successivi. Che tu voglia condividere un’idea, un progetto, lanciare un nuovo prodotto o far conoscere il tuo brand ti conviene sempre affidarti ad un team di lavoro per distribuire ruoli e compiti in modo da rispettare i tempi e curare l’evento in tutti i dettagli secondo una precisa scaletta che elaborerai.
Cura la parte precedente l’evento vero e proprio
Crea attesa e curiosità nei partecipanti inviando loro inviti con una grafica curata ed originale che rispecchi il tema dell’evento. Inizia fin da qui la fase di storytelling – ovvero di racconto emozionale della tua azienda e del meeting – alimentando l’attesa, divertendo e stimolando i partecipanti che vivranno così l’evento aziendale in modo piacevole già prima che inizi. Nell’invito è importante – anche se è superfluo dirlo – che siano indicati in modo chiaro anche data e ora del meeting e la location scelta. Se hai dei canali social o un blog condividi anche lì qualche anticipazione o curiosità che renda il meeting più familiare e piacevole da vivere.
Scegli location e arredamento adatti
La location è fondamentale per un meeting aziendale di successo che faccia andar via i partecipanti contenti e soddisfatti al termine della giornata. Le persone dovranno mantenere sempre viva una sensazione positiva e piacevole quindi scegli un luogo (un agriturismo, una villa storica, un ristorante, un hotel) che sia in linea con il tema del tuo evento, adatto alla quantità di invitati, accessibile, facilmente raggiungibile e dotato di tutti i comfort per quello che riguarda l’allestimento e gli strumenti a disposizione, magari presi a noleggio (palco, Tavoli, sedie adeguati). La disposizione degli arredi dovrà rispettare la tipologia di evento organizzato e le necessità di interazione tra i partecipanti: tavoli tondi vicini, più sedie in fila o postazioni rettangolari. L’importante è che la scomodità sia messa al bando. Inoltre è importante affidarsi ad un catering di qualità che renda piacevole l’evento anche dal punto di visto del cibo (che si sa, è sempre occasione di socialità), intervallando gli interventi e fornendo argomento di conversazione.
Fai lavorare la creatività
I discorsi e gli interventi di carattere aziendale, pur nella loro serietà ed importanza, funzionano meglio se sono intervallati da momenti di divertimento e creatività. Questo evita di sprofondare in fasi di noia profonda che certo non fanno bene al tuo brand e non fanno arrivare il messaggio aziendale nel modo giusto. I giochi, i lavori di gruppo e le fasi più leggere sono importanti momenti di team building che rafforzano le relazioni tra le persone oltre a rendere il racconto del tuo evento più divertente.
Per un evento ben curato ed originale quindi definisci lo scopo, cura i dettagli anche nella fase precedente e divertiti!
