Organizzare un convegno, un concorso o un meeting aziendale richiede la cura di diversi dettagli, tra cui quello del buffet. Location per convegni, arredi, menù: ogni aspetto deve essere seguito e gestito secondo alcuni precisi criteri. Ecco i nostri sei consigli per realizzare un evento che sia un vero e proprio successo.
Stabilire obiettivi, team e budget
Prima di dare il via all’organizzazione vera e propria dell’evento, è necessario stabilire gli obiettivi che si intendono perseguire, ricevendo anche i giusti suggerimenti e input dalle diverse figure aziendali coinvolte. Allo stesso modo vanno decisi anche il budget a disposizione, le linee guida da rispettare, le figure del team e quelle esterne (come camerieri e hostess, ad esempio) che dovranno occuparsi dei suoi vari aspetti. Lo step successivo è stilare una check list con tutto ciò che serve: attrezzature, materiali per i partecipanti, catering.
Come scegliere la location ideale
Un perfetto buffet aziendale, così come altre tipologie di eventi, devono essere pianificati scegliendo la location giusta. Deve infatti essere abbastanza capiente per accogliere il numero di ospiti previsti, oltre che per contenere tavoli, sedie, desk accoglienza
e impianti di vario tipo. Queste però non sono le uniche caratteristiche da soddisfare: fondamentali sono anche l’atmosfera, la facilità con cui si può raggiungere o parcheggiare, la possibilità di sfruttare altri spazi, oltre all’area in cui allestire il buffet aziendale.
Un particolare da non trascurare: gli arredi
La buona riuscita di un evento si basa anche sulla corretta gestione degli arredi e delle attrezzature a noleggio. Nel caso di un buffet aziendale, non devono assolutamente mancare sedie e tavoli, sia per far accomodare gli ospiti che per sistemare cibo e bevande. Inoltre, se all’ingresso è previsto un servizio di accoglienza, è necessario posizionare un desk apposito. Nel caso che l’evento si svolga in uno spazio esterno, è necessario pensare anche a degli ombrelloni parasole. A seconda del programma, potrebbero servire anche impianti audio, video e luci.
Un menù per tutte le esigenze
La scelta dei piatti e delle bevande è ovviamente un passaggio fondamentale nell’organizzazione di un buffet aziendale. Eventuali allergie, intolleranze o particolari regimi alimentari (come la dieta vegetariana o vegana) devono essere presi in considerazione, per evitare che possano sorgere degli inconvenienti. Gli ospiti inoltre devono sapere cosa stanno mangiando: gli ingredienti possono essere indicati su un menù oppure su appositi cartelli. Le quantità devono essere studiate sul numero dei partecipanti e, trattandosi di un evento dell’impresa, è consigliabile evitare superalcolici a favore dei soft drink. Si possono realizzare sia un menù che vada dall’antipasto al dolce, che una serie di finger food ricercati, caldi e freddi.
La gestione degli imprevisti
Ogni evento, quindi anche un buffet aziendale, può andare incontro a imprevisti o contrattempi. È importante quindi prepararsi ad affrontarli se dovessero presentarsi. Stesso discorso in caso di errori o sviste: un intervento tempestivo potrebbe risolverli. Può capitare infatti che possano verificarsi delle dimenticanze o che delle attrezzature non funzionino correttamente. Basta solo mantenere la calma, per poter capire meglio come e dove agire.
L’importanza dei feedback
Avere dei riscontri e dei feedback sull’evento è il modo migliore per capire cosa ha funzionato e su cosa, invece, si può migliorare. La fase del “post evento” non deve infatti essere essere trascurata. Richiedere delle opinioni sulla riuscita del buffet aziendale serve per decretarne il successo. Oltre che per poter organizzare un nuovo meeting, una conferenza o una riunione evitando eventuali errori commessi in precedenza.
